Les participants de votre atelier

Vous allez réunir les gens concernés par votre projet (membres de votre équipe, clients, futurs utilisateurs, etc.), des professionnels de votre secteur d’activité et des gens extérieurs. Le nombre de 7 personnes est idéal pour les échanges et l’émergence d’idées, mais il peut s’avérer pertinent d’augmenter ce nombre. J’ai déjà organisé des ateliers avec plus d’une vingtaine des participants et l’expérience était tout aussi efficace. Par contre, il faut considérer ajouter du temps de préparation et réfléchir à la pertinence de créer des équipes pour la réussite de l’atelier.

Le moment et la durée de votre atelier

Pour l’émergence d’idées, la durée idéale est de 2 à 3 jours. Par contre, il est possible d’adapter la durée à votre réalité : des ateliers de brainstorming d’une durée aussi courte qu’une heure peuvent être tout aussi efficaces, s’ils sont bien dirigés. Pour des ateliers de longue durée, il faut penser aux heures d’ouverture, à la gestion des clés, à un gardien, etc.

Le lieu idéal pour l’atelier

L’idéal, pour faciliter le travail des participants, est d’organiser l’atelier sur le lieu où le projet sera décliné. Si ce n’est pas possible, misez sur un endroit chaleureux, inspirant, créatif ou encore, un lieu qui reflète les valeurs de votre organisation. Dans cette option, je vous propose d’opter pour la salle créative Desjardins qui a été pensé pour les remue-méninges. Pensez à l’accès à une connexion Internet haut débit et à partager le mot de passe du réseau Internet aux participants. Il est pertinent de faire un plan de salle et de définir les différents espaces : accueil des participants, salle à manger, salle de détente, etc.

Suite à leur arrivée, faites asseoir les participants en rond et animer les présentations à tour de rôle. La forme met tous les invités au même niveau et aide à favoriser les échanges. Si une personne s’ajoute lors des présentations (ou au cours de l’événement), recommencez le tour de table afin que tous aient la même chance.

Par la suite, présentez votre organisation et ses valeurs. Si votre organisation est peu connue, apportez vos objets promotionnels et du contenu communicationnel afin de donner le plus d’informations possible aux participants.

Pour la présentation de la problématique rencontrée et de l’objectif souhaité pour l’atelier, n’hésitez pas à donner des exemples concrets ou encore, à utiliser des résultats mesurables. Plus l’objectif est concret, plus les gens qui participent à l’atelier ont une chance de l’atteindre.

L’activité brise-glace permet, comme son nom l’indique, de briser la glace entre les participants, s’ils ne se connaissent pas déjà. Cette portion est ludique et incite les participants à s’amuser et se dégêner pour la suite de l’atelier. L’activité brise-glace peut s’inspirer de la thématique générale de votre atelier.

Lors du remue-méninges, il est important de spécifier aux participants que toutes les idées sont acceptées. Pour que le brainstorming soit efficace, les participants doivent prendre toutes les idées sans jugement. Cette étape permet de voir votre projet sous différents angles, de dépasser les lignes du possible, de trouver de nouvelles idées et de voir à l’extérieur du cadre (think outside the box). Lors du brainstorming, priorisez la quantité à la qualité des idées. Cette étape peut également être en contexte avec la thématique de votre projet numérique.

Exemples: cadavre exquis (un jeu d’écriture/dessin en étapes), brain-gym, brain-writting, etc…

Lorsque vient le temps de la co-création, nous passons aux choses sérieuses. Les participants sont maintenant pleinement stimulés et motivés par votre thématique. Il est temps de mettre leur créativité à profit et de les faire travailler un peu. Il peut être pertinent de recentrer votre groupe et de mentionner de nouveau la problématique et les objectifs de la journée. Il est préférable de guider cet atelier, peu importe la forme qu’il prendra, afin de se rapprocher le plus possible de votre objectif. En effet, sinon il est possible que vous n’aboutissiez pas à des idées concrètes.

Après avoir travaillé fort dans la période de co-création, il est temps d’accorder un petit moment de pause aux participants. En effet, selon différentes recherches sur le Design Thinking, on constate que les meilleures idées viennent lorsque notre cerveau est en pause. Cette période de latence du cerveau lui permet de faire des liens entre différentes informations. Vous pouvez, bien entendu, penser à une activité stimulante en lien avec votre thématique.

Cette étape sera nécessaire lors des ateliers de longues durées.

 

Après la pause, il est temps de ramener les participants vers le mot de la fin et qu’ils vous expliquent leur cheminement ou réfections. En effet, il est préférable que les réalisations issues d’une journée d’atelier soient synthétisées et présentées pour que l’organisation puisse les présenter à un comité ou un conseil d’administration. Peu importe si l’objectif a été atteint ou non, vous devez être en mesure de comprendre les différentes idées qui sont ressorties lors de votre journée d’atelier créatif.

Si l’atelier a mené vers un concept concret, les participants peuvent présenter leur prototype sous la forme de dessin, de sculpture ou encore mieux, de façon numérique si le temps le leur permet.